Roberto y Hermes trabajan juntos en Administración Documental, en el primer piso de la Sede Central del MEC. Son, además, los administradores del nuevo sistema de Expediente Electrónico, que según adelantaron, comenzará a funcionar por completo en pocas semanas en la calle Reconquista, para luego hacer lo mismo en el resto de la Unidades Ejecutoras. Ambos manifestaron estar conformes con su trabajo y confesaron que en el área son “una gran familia”.

Roberto y Hermes, Hermes y Roberto, dos integrantes del área de Administración Documental del MEC; compañeros y amigos desde hace varios años que se conocen muy bien. Roberto, el jefe del área, ingresó al MEC como becario en 1986, hasta que en 1992 fue presupuestado y pasó a trabajar en el Diario Oficial. En 1996, al declararse la Imprenta Nacional empresa pública no estatal, Roberto comienza a trabajar en el Centro de Diseño Industrial. En 1999 vuelve a la Sede central del MEC, hasta la actualidad, en donde se desempeña como encargado de Administración Documental, desde el año 2005.
Por su parte, Hermes trabaja en el MEC desde 1997, tras haberlo hecho, al igual que Roberto, en el IMPO y anteriormente en la industria pesquera.

En la actualidad, es uno de los ocho integrantes del equipo de Administración Documental, en donde, según nos contó, no sólo se realizan tareas administrativas sino que “si hay que ponerse el overol, lo hacés sin problema”; y Roberto agregó: “acá, todos hacemos todo, porque, aunque falte alguno de nosotros, el trabajo tiene que salir igual”.
Hermes, en tanto, aseguró, que se divierten trabajando pero siempre con responsabilidad, y que son como una gran familia. Para él, son pocos los lugares en donde se genera un buen clima de trabajo, y con Roberto coincidieron en que esto es necesario para poder cumplir con el trabajo asignado. Esta concepción implica, además, un buen trato a quienes trabajan en calidad de becarios, que según Roberto, “vinieron con una gran disposición de trabajo”. Hermes, por su parte, afirmó que, a diferencia de otros lugares, ellos no tuvieron que pagar derecho de piso. “No le negamos ninguna información, todo se lo enseñamos, porque si la tarea la repartimos todos vamos a tener menos trabajo”.

Roberto y Hermes, también ser refirieron a lo importante que es la atención al público en su área. Aseguraron que no es una tarea sencilla ni que tampoco es para cualquiera. “Acá tratamos con respeto al ciudadano y tratamos de solucionarle el problema. Por ejemplo, si determinada información está en la página web y el ciudadano dice: `yo no tengo acceso a una computadora', nosotros se la buscamos ”, dijo Roberto. Esa es la “cultura que tratamos de tener y la que le tratamos de inculcar a los que recién llegan a trabajar con nosotros”, agregó. Atender al público de forma correcta y llevarse bien con los compañeros es una cualidad esencial para poder trabajar en Administración Documental, “por eso buscamos ese perfil”.

Adiós al papel

Sin dudas, uno de los principales cambios en el MEC, en lo que a mejora de gestión se refiere, es la implementación del Expediente Electrónico. Se trata de un sistema digital, que sustituye al expediente en papel y que brinda innumerables ventajas, tanto para el funcionario como para el ciudadano. Entre ellas están la sencillez y rapidez, lo que implica no tener que recordar el número del expediente y que con sólo algunos pocos datos del expediente cualquier persona puede conocer la situación en la que se encuentra.

Hermes cree que el Expediente Electrónico evita muchos problemas, como por ejemplo la pérdida del papel, porque, aunque esto ocurra, toda la información estará escaneada “y eso no se va a perder”, aseguró.

Otra ventaja que destacó Roberto, es el manejo de los plazos. Con el sistema tradicional el expediente “puede quedar por ahí” por mucho tiempo, no así con el electrónico, donde el software establece un plazo para que éste salga de cada oficina. “Esto le da más transparencia, no sólo a los usuarios, sino también al público”.
“Antiguamente, Administración Documental era la encargada de brindar la información de dónde estaba el expediente y recorrido; de aquí en más, cualquier oficina podrá brindarla”.

La transición

En la actualidad, están conviviendo los dos sistemas, el tradicional y el electrónico. Sin embargo, Roberto adelantó a Un Café con... que en pocas semanas se comenzará a utilizar en su totalidad el Expediente Electrónico en al Sede central del MEC, a la vez que se discontinuaría el expediente en papel. Esto es posible gracias a que el nuevo sistema cuenta con un servidor propio al cual, hace pocos días, se trasladó toda la información. Además, todas las máquinas de la Sede del MEC ya cuentan con el software instalado y más del 80 por ciento de los funcionarios fueron capacitados para su uso. Hermes contó que se realizará, en breve, una nueva convocatoria para aquellas personas que aún no han participado de los cursos de capacitación.

Asimismo, se planea para el próximo año microfilmar una parte de los expedientes archivados para luego enviarlos, como indica el procedimiento oficial, al Archivo General de la Nación. Se busca de esta forma continuar disminuyendo la gran cantidad de papel que implica el archivo de los expedientes. Es que Administración Documental maneja un promedio de 7.000 expedientes anuales, eso sin contar cinco “movimientos” por cada uno en promedio, lo que aumenta la cifra hasta 35.000 por año.

"Somos una de las caras visibles"

Atender al público no es tarea sencilla y es por eso que hace algunos meses el área de Administración Documental, al igual que muchos otras secciones del MEC, vio modificado su aspecto por un toque más práctico y más moderno, tanto para los funcionarios como para los ciudadanos. Esta sección cuenta ahora con un gran mostrador de tres ventanillas, a diferencia de antes, que sólo contaba con una pequeña ventana, en donde, según contó Hermes, “sólo podías atender de a una persona por vez”. “Ahora, tenemos un mostrador con tres ventanillas para atender perfectamente a tres personas a la vez. La mejora se notó para nosotros y para el usuario”, afirmó.

Roberto, en tanto, concluyó: “Somos una de las caras visibles del MEC. Uno trata de dar una imagen correcta para cumplir con su trabajo”.